En este punto les comparto cinco Tips para adoptar un sistema integrado de información de una forma efectiva.
1. Ordena tus insumos físicamente.
La información es el reflejo de la realidad, es imposible poder reflejar una información ordenada, si nuestros insumos en la práctica se encuentran en desorden.
Cuando intentamos hacer conteo físico en un almacén resulta con mucha dificultad debido al desorden físico en el que se encuentra.
Para ello es importante que físicamente estén ordenadas las áreas de trabajo, de tal manera que permita clasificarlos y de la misma forma agrupar los elementos que son de la misma naturaleza en el mismo lugar.
Lo mismo sucede al momento de la fabricación y manufactura, para que el orden de el flujo de los insumos sea más comprensible para los operarios y ordenado para el proceso.
2. Ordena tu información.
Una vez se tiene un adecuado orden físico en los insumos es más fácil de comprender la forma en que la información debe estar reflejada dentro de nuestros sistemas, facilita el conteo físico para poder reflejar saldos iniciales y poder dar inicio a operaciones.
Es importante en este punto lograr clasificar adecuadamente la información que básicamente será el catálogo de artículos, el catálogo de productos, y el plan de cuentas de clientes y proveedores.
3. Depura tus procedimientos.
Una de las actividades claves en el uso adecuado de los sistemas es que exista un adecuado manual de procedimientos debidamente revisado, dado que de esa forma se espera que se comporte el sistema, y es clave para sus debidas regulaciones y validaciones al momento de su operación.
La revisión constante de los procedimientos facilita la comprensión para los usuarios y la configuración de los sistemas, de forma adecuada.
4. Define a los responsables.
Cuando ya tenemos los procedimientos adecuados es importante que existan los responsables de velar por el cumplimiento y ejecución de cada una de las actividades para que no exista dualidad en la responsabilidad de funciones.
Este punto es importante para la configuración y conceptualización del funcionamiento adecuado del sistema.
Si no existe un responsable en la ejecución de una actividad dentro del proceso es posible que no se le de consecución a las mismas.
5. Documenta Todo Lo Anterior.
Finalmente que todo quede por escrito; dado a que es importante dejar claro las decisiones tomadas en cuanto a la nomenclatura de los catálogos maestros, y los procedimientos.
También permite que exista una transmisión del conocimientos y de las políticas establecidas para el ordenamiento de las actividades y responsabilidades, esto permite en gran medida la continuidad del negocio en el momento de existir cambios en las atribuciones del personal responsable.
Permite verificar y configurar adecuadamente el sistema para que sea de esta forma como deba funcionar sin que exista dudas o dualidades en las políticas aplicadas.
Extra Tip
Un Tip adicional que normalmente recomiendo es que la Gerencia General esté debidamente involucrada en este proceso de ordenamiento, debido a que la mayoría de políticas y normas que se establecen en los procesos deben estar respaldados por Gerencia para su adecuada implementación y que sean respetadas a partir de su autorización.